Ultimativna 'to do' lista za planiranje vjenčanja iz mjeseca u mjesec

Prvo što će vam proći kroz glavu nakon što sreću oko zaruka podijelite s obitelji, najbližima i prijateljima, jest pitanje – i što sad? Ako niste u industriji vjenčanja, to nije niti čudno jer vjerojatno nećete odmah znati odakle započeti s planiranjem tog važnog dana nakon što ste rekli svoje važno da. Naravno, prvo ćete odlučiti vidite li svoj dan vjenčanja u skorijoj budućnosti ili planirate ostati neko vrijeme na zarukama. Oboje je u redu, a u oba slučaja velik će dan trebati planirati unaprijed, i kad kažemo godinu dana unaprijed, ne pretjerujemo. Pitali smo stručnjake da nam sastave korak-po-korak popis svega što trebate obaviti prije vašeg vjenčanja. U nastavku pronađite ultimativni popis zadataka za buduće mladenke i mladoženje.

9-12 mjeseci unaprijed

Mnogo se toga događa u prva četiri mjeseca—vrijeme je za postavljanje temelja, okupljanje pouzdanog tima i rezervaciju dobavljača koji mogu prihvatiti samo jedno vjenčanje tijekom vikenda, kaže za Vogue Augusta Cole, organizatorica vjenčanja iz New Yorka.

Postavite budžet s kojim računate.

Među prvim koracima organizacije vjenčanja je postavljanje budžeta koji mislite potrošiti te određivanje okvirnog broja gostiju koje planirate pozvati. To će vam svakako pomoći u odabiru odgovarajuće lokacije, kao prvi korak ističe Paula Janović, organizatorica s dugogodišnjim iskustvom organizacije luksuznih vjenčanja u Dubrovniku. S tim se slaže i Augusta koja dodaje kako će ovaj korak pomoći u navigiranju kroz sve teške odluke u kasnijim fazama.

Napravite listu gostiju.

Započnite digitalnu komunikaciju sa svojim gostima i organizirajte njihove adrese. Bez obzira planirate li uglavnom komunicirati putem e-pošte ili ne, svakako ćete željeti imati email adrese svih gostiju pri ruci za ažuriranja ili hitne obavijesti, naglašava Augusta. Idući korak u planiranju ovisit će i o broju gostiju.

Odaberite lokaciju.

Ako planirate događaj u šatoru, budite spremni unaprijed uložiti značajne depozite za šator, sanitarne čvorove, struju i rasvjetu, ističe Augusta o tipu lokacije gdje planirate svoj važan dan. Također, vjenčanje je uvijek lijepo imati na otvorenom, no stvari mogu ispasti neplanirano, stoga dobro razmislite o dobu godine kada će se događaj odviti; odluka će ovisiti o brojnim faktorima, između ostalog slobodnim terminima lokacije pa sve do mogućnosti dolaska vama važnih ljudi. Bukiranje lokacije za vjenčanje dovoljno rano važan je korak odmah nakon budžeta.

Photo: Marija Laća

Odaberite glazbu, fotografa i videografa.

Nakon pronalaska lokacije koja stilom odgovara vašoj viziji vjenčanja i potvrde datuma  savjetujemo da odmah krenete u potragu za bendom ili DJ-em koji bi reflektirao vašu ideju zabave, ali imajte na umu da to nije samo vaša zabava već da bi stil glazbe trebao odgovarati i vašim gostima, dodaje Paula koja iz iskustva ističe kako je bukiranje benda ili odabir DJ-a jednako važan korak kao i odabir fotografa, obzirom da svi oni također mogu biti zauzeti na vaš dan. Važno je donijeti odluku dovoljno rano. Kod odabira fotografa i videografa postoji puno različitih stilova, a na vama je da se odlučite za najprihvatljiviji tj. onaj koji najviše reflektira vaš stil i uklapa se u zadani budžet, govori Paula. Fotografkinja Marija Laća se slaže da je potrebno rezervirati fotografa i do 12 mjeseci unaprijed što omogućuje dovoljno vremena za zajedničko oblikovanje suradnje.

Angažirajte agenciju za planiranje vjenčanja.

Ako ste u mogućnosti angažirajte agenciju za planiranje vjenčanja, stručnjaci vam mogu itekako olakšati proces, govori nam Paula s kojom se slaže i Augusta, koja ističe da je mudro angažirati planera i prije finalne odluke o mjestu održavanja. Organizator će vam pružiti korisne smjernice o troškovima povezanim s vašim omiljenim lokacijama i pomoći vam da razmotrite prednosti i nedostatke broja uzvanika u odnosu na vrstu ceremonije i proslave koju želite..

8 – 10 mjeseci unaprijed

Vrijeme je da unesete osobni pečat i nadogradite svoje moodboardove. U ovoj fazi već biste trebali imati dobar osjećaj za svoj budžet jer ste dosad odredili neke fiksne troškove, a sada biste trebali potvrditi ključne kulinarske i kreativne partnere, kaže Cole.

Rezervirajte usluge cateringa (ako ga lokacija iziskuje), odaberite tortu.

Rezervirajte usluge dekoratera.

Dogovorite sastanke kako biste razmotrili opcije, a prije toga razmislite o bojama, stilovima i  svojim željama. Pinterest nudi pregršt ideja, govori Paula.

 Sakupite potrebnu dokumentaciju.

Planirate li crkvenu ili civilnu ceremoniju, kontaktirajte relevantne urede koji će vam dati informacije o potrebnoj dokumentaciji, napominje Paula o važnosti i ovog birokratskog dijela organizacije.

6 – 8 mjeseci unaprijed 

Odaberite vjenčanicu.

Što se tiče modnog dijela, nadamo se da ste ovdje već počeli s izborom haljine. Ako niste, vrijeme je da krenete!, kaže Augusta, a s njom se slaže i Paula koja naglašava da sada vrijedi istražiti stilove i započeti s probama. Kroz ovaj ćete korak moći odabrati i haljine za svoje djeveruše ako ih imate.

 Rezervirajte šminku i frizuru i dogovorite probe.

Kupite ili izradite pozivnice.

Razmislite o dizajnu i informacijama koje trebate uključiti, ističe Paula. I u ovom koraku vam mnogo može pomoći agencija za planiranje koja vam sigurno može preporučiti dizajnere ako sami nemate ideju.

 Organizirajte smještaj za goste (ukoliko je potrebno).

Photo: Marija Laća

6 mjeseci unaprijed 

Planirajte hodogram dana.

Uključujući vremenske okvire u kojima bi se određene stvari trebale dogoditi, to će vam pomoći bolje se organizirati i pripremiti za događaj kako biste izbjegli last minute stresove, ističe Paula.

Pošaljite prve pozivnice.

Sada je već vrijeme da informirate goste o datumu i mjestu vjenčanja, naglašava Paula dok se Augusta slaže da bi pozivnice sa save the date u naslovu trebale biti poslane najkasnije šest mjeseci unaprijed. Danas često viđam da se šalju i puno ranije, oko devet mjeseci unaprijed.

 3 – 5 mjeseci unaprijed

Ukoliko vam budžet dozvoljava istražite i dodatne sadržaje koje bi upotpunili vaše vjenčanje kao što je npr. photo corner, extra dekorativna ravjeta, dodatni muzičari, koktel majstori i slično, dodaje Paula o sadržajima koji mogu obogatiti vjenčanje, a vaše goste dodatno zabaviti. Ovih zadnjih pet mjeseci pred vjenčanje Augusta naglašava kako je vrijeme donošenja finalnih odluka.

Dogovorite termine za kušanje menija.

Isplanirajte prezentaciju dizajna.

Ovdje možete vidjeti kako će izgledati oznaka na stolu s imenom vaših gostiju i potvrditi cjelokupnu viziju, objašnjava Augusta.

Dizajnirajte i isprobajte tortu.

Finalizirajte pozivnice i pošaljite ih otprilike tri mjeseca prije vjenčanja.

To će omogućiti dovoljno vremena za odgovore s obzirom na sporiji poštanski sustav. Digitalni odgovori na pozivnice također su sasvim u redu, ali preporučujem ili samo papirnatu ili samo digitalnu verziju, kaže Augusta.

Napišite svoje zavjete.

Ovaj osobni proces obično traje dulje nego što mislite. Počnete li tri do šest mjeseci ranije, imat ćete dovoljno vremena da sastavite svoje misli i uvježbate ih, kaže Augusta.

 1 – 3 mjeseca unaprijed 

Planirajte raspored sjedenja.

Razmislite o tome tko će gdje sjediti, kaže Paula. Nakon što ste odabrali dizajn oznaka za stolove i uskladili ga s ostatkom dizajna, ovo će biti zabavan korak u organizaciji vjenčanja.

Razgovarajte o osobnim detaljima za vikend vjenčanja.

Osobni detalji mogu uključivati odabir pjesama za bend, posebne plesove, ceremoniju i odluku tko će održati zdravice tijekom vikenda, kaže Augusta.

Dogovorite posljednje probe za haljinu i odijelo.

Najbolje je obaviti posljednju probu unutar dva tjedna (ili čak manje) prije vjenčanja, ali svakako dogovorite termin unaprijed, objašnjava Augusta.

Isprobajte frizuru i šminku.

Photo: Marija Laća

1 mjesec prije vjenčanja

Potvrdite i provjerite sve detalje s odabranim dobavljačima.

Obavite završne financijske pripreme, ističe Paula dok Augusta naglašava kako je važno u ovoj fazi potvrditi raspored događanja za dan vjenčanja. Ovo je ključno kako bi ne samo vi, vaša obitelj i svatovi znali što se događa, već i kako bi vaša kreativna ekipa i dobavljači bili usklađeni.

Isplatite dostavljače prema dogovoru.

Tako će financije biti riješene prije tjedna vjenčanja, ističe Augusta.

Kreirajte popis za vjenčanje.

Zapišite sve što je potrebno ponijeti na dan vjenčanja, kaže Paula.

Finalizirajte raspored sjedenja za probnu večeru i samo vjenčanje.

Augusta također napominje da je važno obavijestiti organizatora i catering o mogućim alergijama.

Provjerite imate li prstenje.

 10 dana prije vjenčanja

Provjerite i potvrdite sve detalje još jednom.

Ostalo je još malo vremena i u ovom trenutku bitno je da je sve dogovoreno i spremno. Potvrdite dobavljače, lokaciju i dekoracije i ustanovite ide li sve prema planu i dogovoru, kaže Paula.

Opustite se i uživajte u zadnjim danima pred vjenčanje!

Uzmite si vremena za opuštanje i izbjegnite stres, savjetuje Paula. S time se slaže i Augusta. Moj najbolji savjet je da uzmete što više slobodnog vremena tijekom tih deset dana kako biste si osigurali potrebni odmor i opuštanje. Pitanja u posljednjem trenutku, planovi vezani uz satnicu i slično će se pojaviti. Želite biti što smireniji ulazeći u tjedan vjenčanja, kaže o zadnjim pripremama i dodaje: Zapamtite, vi postavljate ton, a vaši gosti će se oslanjati na pozitivnu energiju para—bez obzira na to što se dogodi.

Dan vjenčanja

Uživajte u trenutku.

Fokusirajte se na ljubav i sreću, okruženi prijateljima i obitelji, govori Paula za kraj i dodaje još jedan bitan detalj. Ako ne planirate angažirati agenciju za organizaciju vjenčanja, a želite da sve protekne glatko kako biste se mogli opustiti i uživati u danu, imajte nekoga od povjerenja na raspolaganju koji će nadzirati organizaciju i komunikaciju s pružateljima usluga.

Photo: Marija Laća

Dodatan savjet za dogovor s odabranim fotografom za vjenčanje

U svijetu vjenčanja gdje je svaki detalj pažljivo planiran, odabir fotografa postaje jedan od ključnih koraka koji je potrebno pravovremeno definirati. Dugogodišnja fotografkinja vjenčanja, Marija Laća nam govori kako prvi razgovor postavlja temelje povjerenja i nudi prostor za razmjenu ideja, a priprema za njega može biti vrlo jednostavna. Dovoljno je imati dogovoren datum i lokaciju, kao i neke osnovne informacije o željenom stilu. Ako imate inspiraciju u obliku nekoliko fotografija, podijelite ih s fotografom; vizualni uvid olakšava kreiranje moodboarda prilagođenog baš vašim željama i preferencijama.

Ni jedna strana ne bi se trebala ustručavati postaviti pitanja ili tražiti pojašnjenja o detaljima koji ih zanimaju. Kvalitetna komunikacija tijekom dogovora ključna je kako bi očekivanja bila potpuno usklađena i unaprijed određena, a rezultat besprijekorno izveden, naglašava Marija.

Preporučuje se i organizacija videopoziva za prvo upoznavanje, što olakšava procjenu suradničke dinamike. Također, traženje nekoliko punih galerija s prijašnjih vjenčanja daje realan uvid u profesionalnu dosljednost, detaljnost izvedbe i kvalitetu konačnog proizvoda. Marija smatra da takav pristup omogućuje da vaše vjenčanje bude zabilježeno točno onako kako ste zamislili, s naglaskom na preciznost, stil i profesionalnost. Takvim pristupom zajedno kreiramo vizualne priče koje su ne samo estetski privlačne, već i duboko osobne.